Wie aus einem Mammut-Projekt der Online-Ferienpass wurde
Was als FSJ-Projekt bei der Jugendpflege Alfeld begann — ein Stapel Excel-Listen und ein klingelndes Telefon — ist heute ferienpass.online.
2014 begann die Geschichte hinter ferienpass.online mit einem Freiwilligen Sozialen Jahr bei der Jugendpflege der Stadt Alfeld. Wir lernten dort, wie viel Aufwand hinter einem Ferienpass steckt: Veranstalterinnen und Veranstalter schickten unstrukturierte Texte per E-Mail, die in der Jugendpflege erst umgeschrieben und sortiert werden mussten. Danach wurden die Angebote einzeln ins Drucklayout eingepflegt. Anmeldungen für eigene Veranstaltungen kamen am Telefon, wurden handschriftlich notiert und später in eine Tabelle übertragen.
Schnell war klar — nicht zuletzt, weil die Telefonate selbst angenommen werden mussten —, dass hier Optimierungsbedarf besteht.
2015: ein Portal für die Veranstalter*innen
Noch im selben Jahr entstand gemeinsam mit der Jugendpflege ein erstes Portal: ein Tool, in dem rund 100 Veranstalterinnen und Veranstalter ihre 150 Angebote selbst eintragen konnten. Vorher hatte die Erstellung des Ferienpasses für den Druck mehrere Wochen gedauert. Mit dem Portal schrumpfte das auf wenige Tage.
2016: das Familien-Portal
Ein Jahr später ging das Familien-Portal online. Familien konnten ihre Kinder zum ersten Mal direkt zu Angeboten anmelden. Wir nutzten den Relaunch, um auch das in die Jahre gekommene Abreißbogen-Layout zu modernisieren — und trafen einen Nerv. Schon im ersten Jahr verarbeitete der Alfelder Ferienpass rund 1.800 Anmeldungen von etwa 700 Kindern.
Noch im selben Jahr fragte die Hansestadt Lübeck an. 2017 startete der dortige Ferienpass auf derselben Codebasis. Aus einem FSJ-Projekt war eine Software geworden, die heute bei Kommunen, Stadtjugendringen und Vereinen im Einsatz ist — und stetig weiterwächst.
